Comment choisir le bon logiciel POS pour son restaurant ?

Votre équipe passe plus de temps à se battre avec votre ancien système de caisse qu’à servir vos clients ? 

Vous perdez des commandes, vos stocks ne sont jamais à jour, et vous n’arrivez pas à suivre vos ventes en temps réel ? 

Chaque minute perdue avec un système défaillant, c’est de l’argent qui s’envole.

L’utilisation d’un logiciel POS restaurant vous permet d’ automatiser, de moderniser et de réduire les erreurs. Ce qui finalement aura un impact sur la croissance.

Loin d’être une dépense, un logiciel de gestion pour votre restaurant est un investissement qui pourrait transformer votre business. 

Choisir le bon logiciel POS restaurant n’est pas qu’une décision technique, c’est un choix stratégique qui va impacter votre quotidien, celui de vos équipes et l’expérience de vos clients pendant des années.

On vous explique comment choisir la solution qui correspond le mieux à vos besoins, vos spécificités, votre budget et vos ambitions. 

Mais avant,

Qu’est-ce qu’un logiciel POS restaurant et pourquoi votre restaurant en a besoin ?

Un logiciel POS restaurant est un peu l’épine dorsale technologique de votre business. 

C’est un peu comme avoir un chef d’orchestre pour votre restaurant. Il synchronise tout : les commandes, les paiements, les stocks, le personnel, et même vos analyses de vente.

Un bon logiciel POS pour votre restaurant, va bien au-delà de l’essentiel…

Il vous aide à gérer vos menus, à intégrer les commandes en ligne, à organiser les listes de personnel, à vous synchroniser avec votre cuisine..

Il peut même vous aider à gérer les actions de fidélisation clients. 

A l’inverse d’une caisse traditionnelle, un logiciel POS restaurant moderne :

→ Gère vos commandes en temps réel

Le serveur prend la commande sur tablette et elle arrive instantanément en cuisine. Plus d’erreurs de transmission, une cuisine organisée et un service plus rapide !

→ Synchronise automatiquement vos stocks

Chaque plat vendu diminue automatiquement vos ingrédients en stock. Vous savez en temps réel ce qu’il vous reste, pas de rupture surprise…

→ Analyse vos performances

Vous obtenez des graphiques automatiques sur les ventes par jour, les plats les plus populaires, leur rentabilité…

Vos décisions sont ainsi basées sur des données réelles, pas sur des impressions 

→ S’intègre avec votre cuisine et vos livraisons

Une seule interface. Pas de jonglage entre plusieurs systèmes, moins d’erreurs

→ Facilite la gestion du personnel

Qui a servi quoi ? heures travaillées ? pourboires ? performances ?

Votre paie plus simple, des équipes motivées, les problèmes détectés avec plus de précision..

💡Exemple : Marie a un ticket moyen de 20% plus élevé que la moyenne → prime méritée !

Cette différence n’est pas juste “pratique”, elle a un impact financier direct : vous gagnez du temps, réduisez les erreurs humaines, gérez vos stocks plus efficacement, optimisez vos menus et améliorez la satisfaction client.

Quelles fonctionnalités essentielles d’un bon logiciel POS pour restaurant

Avec le nombre incalculable de logiciels de restaurateur sur le marché, il peut être difficile de choisir le bon pour votre business.

Pour vous faciliter la tâche, voici quelques caractéristiques essentielles à rechercher :

→Gestion intuitive des menus

Un bon logiciel doit vous permettre d’ajuster votre carte aussi facilement que vous changeriez un tableau noir. 

Que ce soit pour ajouter le plat du jour, modifier un prix ou personnaliser les commandes, tout doit se faire en quelques clics. 

Cette flexibilité compte encore plus quand vos fournisseurs vous font faux bond ou qu’une inspiration culinaire vous frappe en plein service !

→ Le suivi des stocks en temps réel

Un système de suivi des stocks performant vous donne une vision claire et instantanée de vos réserves. 

Chaque vente met automatiquement à jour vos stocks, vous alertant avant la rupture.

Cette fonctionnalité transforme la gestion d’inventaire, souvent considérée comme une corvée, en un processus fluide et prévisible.

→ Planification du personnel simplifiée

Gérer les planning d’équipe peut souvent devenir frustrant. 

Votre logiciel centralise la création des listes de personnel, la répartition des équipes et la gestion des horaires. 

Vos employés peuvent consulter leurs plannings, demander des changements et même échanger leurs créneaux directement sur la plateforme.

→ Un système d’affichage en cuisine (KDS)

Le système d’affichage en cuisine améliore grandement la communication entre la salle et la cuisine. 

Fini les tickets papier illisibles ou qui se perdent !  

Les commandes apparaissent instantanément sur les écrans de cuisine, avec tous les détails et modifications.

→ Le paiements intégrés universels

Les habitudes de paiement évoluent constamment…

Votre logiciel doit accepter autant de méthodes de paiement que possible : mobile, carte à puce, sans contact et même les solutions de paiement qui émergent régulièrement…

Cela évite les manipulations fastidieuses entre différents terminaux et accélère considérablement l’encaissement. 

En plus, vos clients apprécieront cette fluidité, surtout pendant les périodes d’affluence.

→ Gestion des tables et réservations

Un bon logiciel plan restaurant devient votre meilleur allié pour la visualisation en temps réel de l’occupation de vos tables.

Plus besoin de courir partout pour savoir quelle table se libère : tout s’affiche clairement sur l’écran.

Fini les doubles réservations ou des clients qui attendent alors qu’une table parfaite les attend !

→ Outils multi-établissements

Si vous gérez une chaîne de restaurant ou envisagez de vous développer, cette fonctionnalité devient indispensable. 

Elle vous offre une vue d’ensemble sur les performances de tous vos établissements depuis une interface unique.

Vous pourrez comparer les chiffres d’affaires, identifier les tendances par site, ou détecter rapidement les problèmes afin de prendre des décisions stratégiques éclairées.

→ Rapports et analyses décisionnels

La data est le carburant de votre croissance !

Un outil performant transforme votre activité en informations exploitables : Quelles périodes génèrent plus de revenus ? quels plats cartonnent ? quels serveurs performent le mieux ?

Vous ajustez ainsi votre stratégie en permanence.

→ Outils de marketing ciblé

Votre logiciel POS restaurant doit vous permettre l’envoi d’e-mails promotionnels, la création d’offres spéciales ou l’annonce d’événements directement depuis votre interface de gestion.

Ça vous permet de réagir rapidement aux opportunités…

→ Programmes de fidélisation intégrés

On ne vous l’apprend pas : fidéliser coûte moins cher que conquérir !

Points de fidélité, offres personnalisées, récompenses automatiques : tout doit se gérer sans effort, ni outil supplémentaire.

Si vous avez ces fonctionnalités, elles feront une grande différence entre un système qui vous complique la vie et un allié qui propulse votre restaurant !

Comment choisir le bon logiciel POS restaurant : les critères décisifs

Avant de choisir votre logiciel POS, penchez-vous sur les facteurs internes de votre restaurant pour identifier ses spécificités, ses besoins réels et ses priorités..

Votre restaurant a sa personnalité unique, et votre solution technologique doit s’y adapter comme un gant.

1. Votre niveau technologique actuel détermine la capacité d’adaptation au nouvel outil

Vous êtes plutôt « carnet papier et calculatrice » ou « early adopter qui teste tout » ?

Cette réalité détermine énormément votre choix.

Si votre équipe peine encore avec les smartphones, inutile de viser le dernier logiciel ultra-sophistiqué. 

Optez pour une solution progressive qui accompagne votre montée en compétences. 

À l’inverse, si votre équipe à déjà une bonne culture du numérique, vous pouvez vous permettre des fonctionnalités plus avancées.

L’astuce ? Évaluez le temps que votre équipe peut consacrer à l’apprentissage.

2. La complexité de votre carte restaurant a un impact sur les besoins de personnalisation

Votre menu ressemble à un roman ou à un haïku japonais ? Ça change tout.

Un bistrot avec 15 plats simples n’a pas les mêmes besoins qu’un restaurant gastronomique proposant 50 créations avec déclinaisons d’allergènes. 

Plus votre carte est étoffée et personnalisable, plus votre logiciel doit être flexible pour gérer les modificateurs, les suppléments et les variantes.

Sans compter les changements saisonniers. Si vous renouvelez votre carte quatre fois par an, la facilité de mise à jour doit être prise en compte.

3. Votre structure d’équipe influence les droits d’accès et la formation

Qui fait quoi dans votre restaurant ? Cette question influence directement vos besoins en droits d’accès et en modules.

Dans un restaurant familial où tout le monde fait tout, un système simple avec peu de restrictions suffit. 

Mais si vous avez un système plus structuré avec des managers, des serveurs, des cuisiniers et des caissiers avec des responsabilités distinctes, vous aurez besoin de niveaux d’autorisation précis.

Pensez aussi à votre turn-over. Si vos équipes changent souvent, privilégiez un logiciel POS restaurant intuitif qui réduit le temps de formation des nouveaux arrivants.

4. Vos habitudes de service façonnent vos besoins technologiques

Service continu ou en deux coups de feu ? À table ou comptoir ? Ces détails façonnent votre choix technologiques.

→Un coffee shop avec commandes rapides au comptoir mise sur la vitesse d’encaissement. 

→Le restaurant traditionnel va privilégier le suivi des commandes et la gestion des tables. 

→Un établissement de street food a besoin de mobilité pour encaisser partout.

Analysez aussi vos pics d’affluence. Votre système doit-il gérer 100 couverts en deux heures ou 25 clients sur la journée ? 

La robustesse technique varie naturellement selon ces contraintes.

5. Votre modèle économique définit vos priorités en matière de logiciel POS

Vente sur place uniquement ou multi-canal ?

Si vous proposez déjà la livraison, click & collect et vente en ligne, votre logiciel doit centraliser tous ces flux. 

À l’inverse, si vous vous concentrez uniquement sur l’expérience en salle, des fonctionnalités omnicanales complexes sont inutiles.

Considérez aussi vos projets d’avenir…Une extension prévue ? Un food truck en complément ? Votre logiciel doit pouvoir évoluer avec vos ambitions…

6. Votre culture de l’analyse oriente le type de fonctionnalité statistique du logiciel

Vous êtes du genre à scruter vos chiffres chaque matin ou plutôt à vous fier à votre instinct ?

Les data-addicts ont besoin de rapports détaillés, de tableaux de bord personnalisables et d’analyses prédictives. 

Les gestionnaires plus intuitifs préfèrent des indicateurs simples et visuels.

Les modules d’analyse avancée coûtent plus cher. Investissez selon votre usage réel, pas parce qu’une solution vous semble impressionnante.

7. La nature de votre relation client influence vos besoins en CRM et marketing.

Certains restaurants aiment créer des liens avec leurs clients, d’autres choisissent de rester discrets en cuisine. 

Si vous aimez fidéliser avec des attentions personnalisées, misez sur des outils de gestion client robustes. 

Si la force de votre business est dans votre cuisine et que vous déléguez le côté relationnel, des fonctionnalités basiques du logiciel suffisent.

8. Votre goût pour le changement constant

A quel rythme acceptez-vous les évolutions ?

Certains propriétaires embrassent chaque nouveauté, d’autres préfèrent la stabilité.

Les solutions cloud évoluent constamment avec des mises à jour automatiques. 

Les systèmes traditionnels bougent moins mais peuvent sembler obsolètes rapidement.

Votre capacité d’adoption du changement détermine aussi votre patience face aux bugs temporaires ou aux nouvelles interfaces…

Autres facteurs à prendre en compte…

→ Votre budget  : certains logiciels restaurant gratuit existent, mais faites attention aux limitations. 

Ils conviennent aux très petites structures, mais manquent souvent de fonctionnalités avancées.

→Le support technique de votre fournisseur : quand votre système plante un samedi soir d’affluence, vous avez besoin d’aide immédiatement…

Les erreurs à éviter lors du choix de votre logiciel commande restaurant

→ Choisir un logiciel restaurant gratuit sans réfléchir.

Ça peut vous coûter cher en productivité et opportunités manquées.

→ Négliger la formation de vos équipes. 

Le meilleur outil du monde ne servira à rien si vos équipes ne savent pas s’en servir. Prévoyez du temps et du budget pour la formation.

→ Ne pas prendre en compte l’évolutivité.

Votre restaurant va grandir, votre logiciel doit pouvoir suivre. Vérifiez qu’il peut gérer plus de tables, plus de serveurs, voire plusieurs sites…

→ Ignorer les avis de vos clients.

Lisez les retours d’autres restaurateurs. Leurs expériences valent tous les arguments commerciaux.

→ Sous-estimer l’importance du support 

Un problème technique un soir de Saint-Valentin peut vous coûter des milliers d’euros. Investissez dans une solution incluant un support réactif.

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Que vous optiez pour une solution établie ou que vous découvriez GH-Tabletrack, l’important c’est de passer à l’action !

GH-Tabletrack pour la gestion de votre restaurant….

• → Vos commandes arrivent directement aux fourneaux sans détour, vos équipes savent exactement quoi préparer et quand.
• → Le système de réservation intelligent maximise votre taux d’occupation et réduit les files d’attente frustrantes.
• → Vous changez vos prix, ajoutez vos plats du jour ou retirez un produit en rupture instantanément sur tous vos écrans.
• → Stripe et Razorpay sont intégrés pour des transactions rapides et sécurisées qui rassurent vos clients. Ils commandent depuis leur smartphone sans attendre qu’on leur apporte la carte.
• → Vous analysez vos performances, identifiez vos best-sellers et optimisez votre rentabilité d’un coup d’œil.

Plus de stress, moins d’erreurs : juste un service qui roule…

Questions fréquentes sur les logiciels POS restaurant